4 Governance & risicomanagement

De corporate governance van DELA stoelt enerzijds op de cultuur van onze organisatie en anderzijds op wet- en regelgeving en best practices. Verordeningen en richtlijnen vanuit de Europese wetgever zoals Solvency II, nationale wetgeving zoals de Wet financieel toezicht inclusief lagere regelgeving, beleidsregels vanuit de toezichthouders en de Code Verzekeraars bieden input voor de governancestructuur van DELA. De corporate governance is uitgewerkt in een governance charter. Dit wordt jaarlijks geëvalueerd.

DELA Coöperatie U.A. (verder: 'DELA coöperatie')  is een coöperatie voor leden die in 1937 is opgericht en tot doel heeft:

• haar leden met raad en daad bij te staan, zodat zij hun toekomst zo zorgeloos mogelijk tegemoet kunnen zien;
• voor haar leden en medeverzekerden een waardige en betaalbare uitvaart te waarborgen;
• de reputatie van de levensverzekeringsmarkt en die van het uitvaartwezen te bevorderen.

Toelichting

• 1: afgekort "DELA" (enkelvoudig) of "DELA Groep" (geconsolideerd). Bestuursleden: zie personalia
• 2: afgekort "DELA Holding" (enkelvoudig) of "DELA Holding Groep" (geconsolideerd). Zelfde bestuursleden als DELA Coöperatie U.A., zie personalia
• 3: afgekort "DELA Natura" (enkelvoudig) of "DELA Natura Groep" (geconsolideerd)
• rvc: in personele unie voor deze drie entiteiten, zie personalia

DELA is een coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid voor de leden. De coöperatie wordt gevormd door alle verzekerden die bij het aangaan van een verzekering, die is ondergebracht in de coöperatie, tevens lid worden van de coöperatie.

Onder DELA Coöperatie U.A. ressorteert DELA Holding N.V. De bestuurders van de coöperatie zijn tevens de bestuurders van DELA Holding N.V.

Onder de holding vallen drie hoofdvennootschappen: DELA Natura- en levensverzekeringen N.V. (verder: DELA Natura), DELA Uitvaartverzorging N.V. en DELA Holding Belgium N.V.

In DELA Natura zijn de Nederlandse, Belgische en Duitse verzekeringsactiviteiten ondergebracht. De Duitse activiteiten worden in de vorm van een bijkantoor van Nederlandse verzekeringsactiviteiten uitgevoerd. De Belgische en Duitse verzekeringen vallen daarmee, net als de Nederlandse verzekeringen, onder de Nederlandse vergunning die is verstrekt door De Nederlandsche Bank.

In DELA Uitvaartverzorging N.V. zijn de uitvaartactiviteiten voor Nederland ondergebracht. De Belgische uitvaartactiviteiten zijn ondergebracht bij de hoofdvennootschap DELA Holding Belgium N.V.

Hoofdvennootschappen kennen dochters en deelnemingen.

DELA Holding N.V. is steeds bestuurder bij de hoofdvennootschappen. Elke hoofdvennootschap is steeds bestuurder bij een dochtervennootschap. Per vennootschap kan daarnaast een directeur zijn aangesteld. De bevoegdheden van de directeur zijn per vennootschap vastgelegd in de statuten van de vennootschap en in de bevoegdhedenregeling van het betreffende bedrijfsonderdeel en blijken uit de inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel.

Het inschrijvingsnummer van DELA Coöperatie bij de Kamer van Koophandel is 17012026.

Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de coöperatie. Om lid te kunnen zijn, dienen zij met één of meer dochtermaatschappijen een door de algemene vergadering aangewezen (verzekerings)overeenkomst te hebben gesloten.

De coöperatie is verdeeld in afdelingen. Het aantal, de namen en grenzen van de afdelingen worden in het huishoudelijk reglement beschreven. Ieder lid van de coöperatie behoort tot een afdeling.

De algemene vergadering van DELA Groep fungeert als 'hoogste niveau aandeelhouder' en wordt gevormd door personen die uit de leden van de coöperatie zijn gekozen. De algemene vergadering bestaat voor iedere afdeling uit één lid en één plaatsvervangend lid. Zowel de leden als plaatsvervangende leden wonen de algemene vergadering bij, die in beginsel twee keer per jaar plaatsvindt. Hieronder is de ledenlijst van de algemene vergadering opgenomen.

In de vergadering worden de belangrijke zaken over coöperatie DELA besproken. Dit zijn bijvoorbeeld:

• De begroting van het komende jaar.
• Het jaarverslag van het af te sluiten boekjaar.
• Het vaststellen van de jaarrekening en het decharge verlenen aan het bestuur en de raad van commissarissen.
• Goedkeuring van aanpassingen in de verzekeringsproducten van DELA, die betrekking hebben op alle verzekerden. Een voorbeeld hiervan is de jaarlijkse premieverhoging.
• Benoemingen van bestuurders en commissarissen.

Verder wordt de algemene vergadering gevraagd om mee te denken over belangrijke ontwikkelingen voor de coöperatie. Daarnaast staan bijvoorbeeld zaken als het DELA fonds, de klachtenafhandeling of de werkwijze van uitvaartverzorging op de agenda.

Om lid van de algemene vergadering te kunnen worden, is wenselijk dat de kandidaat vijf jaar of langer lid is van coöperatie DELA.

In het hoofdstuk 'Verslag van het bestuur' is in de paragraaf 'Voor onze leden' een beschrijving opgenomen van de onderwerpen die in 2020 in de algemene vergaderingen zijn behandeld.

Naast de algemene ledenraad fungeert een vertrouwenscommissie, bestaande uit vier leden, allen door de algemene vergadering uit haar leden gekozen.

Taak

De vertrouwenscommissie heeft tot taak om, binnen het kader van de bevoegdheden van de algemene vergadering, een goede samenwerking te bevorderen van de algemene vergadering met het bestuur en met de raad van commissarissen. De vertrouwenscommissie wordt met het oog op haar taak door de raad van commissarissen uitgenodigd om voorafgaand aan iedere te houden algemene vergadering met de raad van commissarissen te vergaderen. Daarnaast vergadert de vertrouwenscommissie minimaal 1 keer per jaar met alleen het bestuur van de coöperatie.

Zittingstermijn

Elk lid van de vertrouwenscommissie wordt gekozen voor een periode van maximaal vier jaar. Ieder jaar treedt één lid af volgens een door de commissie op te stellen rooster van aftreden. Een aftredend lid is direct herkiesbaar. De maximale zittingstermijn in de vertrouwenscommissie is twaalf jaar.

Samenstelling

De raad van commissarissen bestaat uit een door die raad te bepalen aantal van ten minste vijf en ten hoogste zeven natuurlijke personen. Indien mogelijk zijn twee commissarissen afkomstig uit de leden of plaatsvervangend leden van de algemene vergadering. De samenstelling van de raad van commissarissen is zodanig dat de combinatie van ervaring, deskundigheid en onafhankelijkheid van zijn leden voldoet aan de profielschets en de raad in staat stelt zijn diverse verplichtingen te voldoen.  De commissarissen worden op voordracht van de raad van commissarissen benoemd door de algemene vergadering.

Taken

Tot de taken en verantwoordelijkheden van de raad van commissarissen wordt onder meer gerekend: het houden van toezicht en controle op en het adviseren van het bestuur omtrent de realisatie van de doelstellingen van de coöperatie, de strategie en de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten, de opzet en werking van de interne risicobeheersing en controlesystemen, het financiële verslaggevingsproces, de naleving van de wet- en regelgeving en het risicobeleid. Daarnaast zorgt de raad voor het naleven en handhaven van de corporate governance structuur, het goedkeuren van de jaarrekening, begroting en kapitaalinvesteringen, het selecteren en aanstellen van de externe accountant en actuaris, het goedkeuren van de risicobereidheid, het voordragen van leden van het bestuur voor benoeming en ontslag en het vaststellen van het beloningsbeleid. De raad selecteert en draagt zijn leden voor benoeming voor aan de algemene vergadering. Ook toetst de raad het beloningsbeleid en evalueert het functioneren van het bestuur. De voorzitter van de raad is aanspreekpunt voor vermeende onregelmatigheden die het functioneren van leden van het bestuur betreffen.

Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de coöperatie en de met haar verbonden ondernemingen. Zij maken een zorgvuldige afweging van de belangen van de diverse stakeholders van de coöperatie waaronder leden en medewerkers. De raad van commissarissen is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn functioneren.

Reglementen

De raad van commissarissen kent een intern reglement, waarbij regels worden gegeven omtrent de besluitvorming van de raad van commissarissen. Het reglement wordt opgesteld door de raad en vastgesteld door de algemene vergadering. Het reglement dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die op de raad van commissarissen van toepassing zijn op grond van Nederlands recht en de statuten van de coöperatie.

Benoeming, zittingstermijn

Elke commissaris wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar, met dien verstande dat een commissaris uiterlijk aftreedt na afloop van de eerste algemene vergadering die gehouden wordt nadat vier jaar na zijn laatste benoeming zijn verstreken. Een aftredend lid is direct herbenoembaar, mits de maximale zittingsperiode van twaalf jaar niet is of wordt overschreden.

Commissies

De raad van commissarissen kent een auditcommissie,  een risicocommissie en een remuneratie- en benoemingscommissie.

Deelnemingen

De leden van de raad van commissarissen van DELA Coöperatie zijn eveneens aangesteld als commissaris bij DELA Holding N.V. en DELA Natura- en levensverzekeringen N.V. (verder: 'DELA Natura Groep'). Bij DELA Natura Groep is de instelling van een raad van commissarissen verplicht gesteld op grond van de Wet financieel toezicht (Wft).

De coöperatie heeft een bestuur. Dit bestaat uit een door de raad van commissarissen te bepalen aantal natuurlijke personen. Het bestuur is, uitgezonderd de beperkingen in de statuten, belast met het besturen van de coöperatie en het beheer van haar vermogen. Het bestuur kan bepalen met welke taak elke bestuurder in het bijzonder is belast. De taakverdeling dient goedgekeurd te worden door de raad van commissarissen.

De beleggingsactiviteiten voor DELA Groep vinden vanuit Nederland plaats. DELA heeft een beleggingsadviescommissie (BAC). De BAC heeft een adviserende en toetsende rol richting het bestuur op het gebied van beleggingen. Daarnaast wordt advies gevraagd omtrent beleidsvoorstellen, beleidswijzigingen, en uitvoering van het beleid op dit gebied. Als de BAC een advies geeft dat door het bestuur wordt afgewezen, dan dient dit door het bestuur bij de raad van commissarissen te worden gemeld. De BAC heeft expliciet de rol van adviseur en toetst of de voorstellen consistent, compleet en deugdelijk zijn op rendement en risico. Het bestuur en de raad van commissarissen behouden hun eigen verantwoordelijkheden. De BAC is samengesteld uit minimaal drie externe leden. De leden worden benoemd door de raad van commissarissen op voordracht van het bestuur.

Een van de deelnemingen van de Groep is DELA Natura- en levensverzekeringen N.V. (verder: 'DELA Natura Groep'). Hierin zijn de verzekeringsactiviteiten ondergebracht, inclusief het hierop betrekking hebbend personeel. De rvc van DELA Natura Groep kent dezelfde leden als die van DELA Coöperatie (in personele unie).

DELA Natura Groep staat onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB) en is geregistreerd onder vergunningsnummer 12000437. Het inschrijvingsnummer van DELA Natura bij de Kamer van Koophandel is 17078393.

De groep kent zelfstandige bedrijfsonderdelen (ZBO’s). Per datum dagtekening van dit jaarverslag kent de DELA Groep twee ZBO’s, zijnde DELA Nederland en DELA België. De ZBO DELA Vastgoedmanagement is in 2021 opgeheven gezien de afbouw van de Nederlandse vastgoedportefeuille.

Een ZBO kent een eigen directieteam, dat rapporteert aan het bestuur. Binnen het bestuur is één bestuurslid aangewezen dat als eerstverantwoordelijke optreedt richting een ZBO. Het directieteam heeft een reglement waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het team zijn geregeld. Het directieteam van een ZBO draagt zorg voor het uitvoeren van de strategie, stuurt aan en verzorgt managementinformatie ten behoeve van de consolidatie van de groep, draagt zorg voor het afhandelen formele/juridische zaken en voor juiste besluitvorming zoals opgenomen in de statuten van het bedrijfsonderdeel en het reglement. Met dit besturingsmodel is een deskundige en evenwichtige bedrijfsvoering met adequate checks en balances gewaarborgd.

Beleid dat geldt voor de gehele groep valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur en is groepsbeleid. Beleid dat betrekking heeft op een ZBO valt onder de verantwoordelijkheid van het directieteam van het ZBO. De directieteams van de ZBO’s stellen binnen deze kaders een eigen beleid op. Als groepsbeleid (buiten de beleidsstukken van de tweede en derde lijn) zijn onder andere aangemerkt:

• Merkenbeleid.
• IT-beleid.
• Beloningsbeleid.
• Securitybeleid (informatiebeveiliging en BCM).
• Privacybeleid.
• Kapitaalmanagementbeleid.
• Beleggingsbeleid.
• Datamanagementbeleid.
• ORSA-beleid.
• ALM-beleid.
• Beleid interne beheersing.

DELA België bestaat uit verzekeringsactiviteiten die zijn ondergebracht in de Nederlandse vennootschap DELA Natura Groep en uitvaartverzorgingsactiviteiten die onderdeel zijn van Belgische vennootschappen (hoofdvennootschap is DELA Holding Belgium N.V.). Verzekeringsactiviteiten vinden plaats binnen de entiteit DELA Enterprises NV. Het betreft een bijkantoor van de Nederlandse entiteit DELA Natura Groep. Dit betekent dat de verzekeringsactiviteiten gevoerd worden onder de vergunning die is afgegeven door DNB en dat, wat betreft het prudentieel toezicht, de activiteiten onder toezicht staan van DNB. Voor wat betreft het gedragstoezicht legt DELA België verantwoording af aan de Belgische Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten, de Financial Services and Markets Authority (verder: ‘FSMA’).

De marketing- en salesactiviteiten in Duitsland vinden plaats via een bijkantoor in Düsseldorf, Duitsland (artikel 2:115 Wft).  Alle overige activiteiten vinden op het hoofdkantoor van DELA Natura Groep in Eindhoven (DELA Nederland) plaats. De activiteiten in Duitsland vallen onder de ZBO DELA Nederland. Het gedragstoezicht vindt plaats door de BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) in Duitsland.

DELA vindt het van belang dat er voortdurend sprake is van een deskundige en evenwichtige bedrijfsvoering met adequate checks en balances in een juiste cultuur. De cultuur van DELA kenmerkt zich door de waarden betrokken, integer en ondernemend.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Het bestuur van DELA is verantwoordelijk voor het verwezenlijken van toereikende waarborgen met betrekking tot een integere bedrijfsvoering. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van een integere bedrijfsvoering.

Gedragswijzer

Een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid van DELA is waarborgen dat elke medewerker van DELA integer handelt. Integer houdt in dat de medewerkers eerlijk, open, duidelijk en zorgvuldig zijn. Om nader invulling te geven aan het begrip integriteit door medewerkers is de gedragswijzer opgesteld. In de gedragswijzer wordt voor een aantal aandachtsgebieden nader aangegeven welke regels alle medewerkers in acht dienen te nemen ter bevordering van integer handelen. De gedragswijzer en onderliggende regelingen zijn gebaseerd op interne en externe regelgeving. De gedragswijzer en regelingen zijn opgesteld voor DELA Nederland en zijn ook van toepassing op de inmiddels opgeheven ZBO DELA Vastgoed. DELA België kent een code integriteit met onderliggende regelingen, die specifiek geënt zijn op de Belgische situatie en markt, inclusief Belgische regelgeving, maar wel passend binnen de code en regelingen zoals hieronder beschreven.

In de gedragswijzer gaat het onder meer om de volgende aandachtsgebieden:

• Borgen invulling integriteitgevoelige functies.
• Belangenverstrengeling en corruptie.
• Ongewenst gedrag.
• Melden vermoeden van misstanden.
• Ongeoorloofde mededinging.
• Privé beleggingstransacties.

DELA heeft als uitgangspunt voor de inrichting van de sturing en beheersing van risico’s gekozen voor het zogenaamde “Three lines of defense-model”. Dit houdt in dat:

• De eerste lijn primair verantwoordelijk is voor voor het realiseren van de geformuleerde doelstellingen van de onderneming en de aantoonbare uitvoering van interne controlemaatregelen en effectieve beheersing van risico’s. De eerste lijn is onder andere verantwoordelijk voor de operaties, resultaten, definitie van de risicobereidheid, beheersing en naleving van interne controlemaatregelen.
• De tweede lijn adviseert, coördineert, bewaakt en beoordeelt -onafhankelijk van de eerste lijn-  of die eerste lijn ook daadwerkelijk zijn verantwoordelijkheid neemt en daarbij opereert binnen de risicobereidheid van DELA.
• De derde lijn via audits aanvullende zekerheid geeft over de kwaliteit van de interne beheersing.

Om een goede werking van dit model te borgen, is de onafhankelijkheid van de tweede en derde lijn een belangrijk uitgangspunt. Deze is dan ook geborgd binnen DELA. In het onderstaande overzicht is het “Three lines of defense-model” schematisch weergeven.

DELA kent een proces voor risicomanagement dat ervoor zorgt dat in alle omstandigheden inzicht is in de risico’s en waarbij afwegingen gemaakt worden tussen kansen, risico’s en in te richten beheersmaatregelen. Het risicomanagementproces is een continu proces dat wordt samengevat in onderstaande figuur.

Identificeren van risico’s

Risico-identificatie is binnen DELA primair de verantwoordelijkheid van de eerste lijn. De tweede lijn inventariseert periodiek de door de eerste lijn geïdentificeerde risico’s en vult deze waar nodig aan, waarbij ook aandacht is voor opkomende risico’s.  In het overleg tussen de tweede en derde lijn wordt deze inventarisatie besproken.

Definiëren risicobereidheid en risicolimieten

Het bestuur evalueert jaarlijks het risicoprofiel van DELA. Basis hiervoor vormen de vastgestelde bedrijfsdoelstellingen en de draagkracht van de organisatie. Daarnaast bepaalt het bestuur het risico dat DELA, op basis van haar risicoprofiel, wil lopen om de strategische doelen te behalen, passend binnen de zogenaamde risicobereidheid. Naast de te behalen doelen is borging van de continuïteit van de organisatie essentieel. Risicobereidheid bestaat binnen DELA uit kwalitatieve statements en kwantitatieve statements, die zijn vertaald in risicolimieten en risicotoleranties om doorlopende monitoring en sturing mogelijk te maken.

Beheersen van risico’s

Om ervoor te zorgen dat de risico’s binnen de gewenste bandbreedtes blijven, past DELA passende risico mitigerende oplossingen toe. In de meeste situaties is sprake van een adequate mix tussen:

• stoppen met activiteiten of uitbesteding van activiteiten;
• vermindering van risico’s door preventieve maatregelen toe te passen;
• overdracht van het risico door (her) verzekeren en/of toepassen van contractmanagement;
• het accepteren van risico’s die de organisatie zelf kan dragen.

Als risico’s zich bevinden buiten de gestelde risicolimieten en dus groter zijn dan gewenst, treft het management aanvullende risico mitigerende oplossingen. Bewuste overschrijding van risicolimieten is alleen toegestaan na goedkeuring van het bestuur en mag alleen van tijdelijke aard zijn. Voor wat betreft de winstdeling geldt dat de gestelde limiet in risicobereidheid is overschreden. In 2021 zal DELA de Risk Appetite Statements herzien.

De belangrijkste kwalitatieve statements uit de risicobereidheid zijn:

• DELA wil de inflatielasten van haar verzekerden compenseren door zoveel mogelijk winstdeling te geven.
• DELA neemt marktrisico, rekening houdend met de kenmerken van haar langetermijnverzekeringsverplichtingen en met de ambities om winst te delen en het kernvermogen te verstevigen.
• DELA is kostenefficiënt.
• DELA accepteert geen enkele vorm van interne en externe fraude.
• DELA accepteert geen risico's die de reputatie van DELA in gevaar brengen.

DELA hanteert de volgende risicocategorieën:

• Strategische risico’s.
• Winstdelings- en solvabiliteitsrisico’s.
• Verzekeringstechnische risico's.
• Marktrisico's.
• Overige financiële risico’s.
• Operationele risico's.
• Integriteitsrisico's.
• Reputatierisico's.
• Overige risico’s.

Een uitgebreide toelichting op deze risico's is opgenomen in de jaarrekening.

Het bewaken en beoordelen van risico’s en het risicomanagementsysteem zijn belangrijke voorwaarden voor een lerende organisatie, zoals DELA die wil zijn.

Bij de beoordeling van een risico wordt gekeken of het risico buiten het niveau van de risicobereidheid blijft. Uitgangspunt is dat risico’s die de genoemde risicobereidheid te boven gaan op basis van een adequate mix van risico mitigerende oplossingen tot een lager risiconiveau worden teruggebracht.

Als invulling van de voortdurende monitoring stelt het management voor elk risico binnen het risicoprofiel zogenaamde KRI’s (key risk indicatoren) op. Het management bewaakt ten minste eenmaal per kwartaal de ontwikkeling van deze indicatoren en beoordeelt de mate waarin risicolimieten en –toleranties worden overschreden. In geval van overschrijding worden aanvullende managementacties gedefinieerd. Daarnaast rapporteert de tweede en derde lijn periodiek aan het bestuur.

Het management  doorloopt  periodiek het Risico Control Self Assessment (RCSA)-proces. dit proces resulteert in een In Control Statement (ICS). In de ICS beoordeelt de interne auditdienst de opzet en effectieve werking van het systeem van risicomanagement.

Ten minste jaarlijks en bij het optreden van ontwikkelingen die het risicoprofiel van DELA significant kunnen beïnvloeden, beoordeelt het management in de Own Risk and Solvency Assesment (ORSA) of het risicoprofiel nog passend is in het licht van de bedrijfsdoelstellingen, risicobereidheid en aanwezige kapitaalbuffers. Daarbij wordt rekening gehouden met diverse scenario’s en stressscenario’s.

De inhoud van de scenario’s en stressscenario’s wordt voor aanvang van de ORSA door het bestuur vastgesteld, waarbij advies van de tweede lijn wordt ingewonnen.

In het kader van Solvency II wordt vereist dat aanwijsbaar een gebalanceerde afweging bestaat tussen risicomanagement, kapitaalmanagement en de bedrijfsstrategie. De processtructuur voor het gebalanceerd afwegen is de ORSA. De naleving hiervan blijkt uit het ORSA-rapport.

De belangrijkste conclusie uit de ORSA 2020 is dat het businessmodel onder druk komt te staan bij een scenario van een aanhoudend lage rente in combinatie met een lage inflatie. Het bestuur heeft hierop gehandeld door aanpassing van de premiemaatregel, waardoor in ieder geval de solvabiliteitspositie ook in deze scenario’s robuust blijft.

Het kapitaalbeleid van DELA is gericht op het handhaven van een solide solvabiliteitspositie, waarbij DELA continu zoekt naar een goede balans tussen de hoeveelheid kapitaal (vermogen) die zij aanhoudt en de risico's die zij loopt. In dit kader heeft DELA de zogenaamde normsolvabiliteit gedefinieerd. Dit is het solvabiliteitsniveau waar DELA ten alle tijden boven wil blijven. Indien de solvabiliteitsratio onder de normsolvabiliteit uitkomt, zijn er in het kapitaalbeleid meerdere mogelijke acties gedefinieerd. In de onderstaande tabel is de normsolvabiliteit voor iedere vergunningplichtige entiteit gepresenteerd.

Gedurende 2020 is de solvabiliteitsratio continu hogere geweest dan de normsolvabiliteit.

Voor een nadere toelichting op de risico's en het management ervan verwijzen we u naar de jaarrekening. Zie 'Geconsolideerde jaarrekening', 'Toelichting op de geconsolideerde balans en resultatenrekening', '4. Risicoparagraaf'.